Teilnehmerimport

Einführung

Eine optionale, kostenpflichtige Plugin-Suite erlaubt es, Teilnehmerdaten aus CSV-Dateien (im Wesentlichen also auch Dateien im Excel-Format) über den Planer-Client nach StarPlan zu importieren:

  • Zum einen können Stammdaten etwa von Studierenden importiert werden zum Befüllen der Teilnehmer-Details im Reiter „Teilnehmer“ einer Planungseinheit.
  • Zum anderen können importierte Teilnehmer über deren ID (meist eine Matrikelnummer) einer Buchung zugeordnet werden.
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Die Plugins ermöglichen es etwa, eine auf Einzelanmeldungen basierende Prüfungsplanung mit StarPlan durchzuführen – auch ohne, dass ein entspr. Online-fähiges Prüfungsanmeldesystem (z.B. als Teil eines Campus Management Systems) direkt mit StarPlan integriert ist. Dazu sollten nach Ende des Prüfungsanmeldezeitraums

  • Teilnehmerdaten der Prüfungsanmeldesystems in eine entspr. Datei exportiert werden,
  • ebenso Zuordnungen von Teilnehmern zu Prüfungen exportiert werden; meist können dabei die Teilnehmer über ihre Matrikelnummer identifiziert werden und die Prüfungen über eine eindeutige Prüfungsnummer.

Nach dem Import über die Plugin-Suite kann sind die entspr. Informationen in StarPlan für die konfliktfreie Vergabe von Prüfungsterminen nutzbar.

TeilnahmenImport.png


Funktionsweise

Teilnehmerimport (Wizard 1)

1. Aufruf des Wizards „Teilnehmer aus Datei importieren…“ über Menüpunkt „Extras“

2. Der Wizard fordert vom Benutzer die Auswahl der Planungseinheit an, in die Teilnehmerdaten zu importieren sind.

3. Der Wizard erlaubt die Auswahl einer Datei im lokalen Dateisystem des Anwenders. Die Datei enthält die Teilnehmerdaten in strukturierter Form im sogenannten CSV-Format. Dabei gilt:

  • Eine Textzeile in der Datei pro Teilnehmerdatensatz (sonst keine Inhalte in der Datei)
  • Ein Datensatz besteht aus den Werten Matrikelnummer, Vorname, Nachname in dieser Reihenfolge durch Kommata ohne Leerzeichen getrennt. Die Zeichenkodierung (Encoding) ist noch festzulegen, ebenso ein Fluchtsymbol für Kommata.
  • Eine Matrikelnummer muss eindeutig sein, d.h. sie darf in der Datei in höchstens einer Textzeile vorkommen.

4. Nach der Auswahl prüft der Wizard die Datei auf inhaltliche und strukturelle Korrektheit und liefert gegebenenfalls Fehlermeldungen für den Anwender.

5. Der Wizard gibt eine kurze Zusammenfassung über die Dateiinhalte und erlaubt durch eine Checkbox die Entscheidung für

  • den überschreibenden Import: Dabei werden die bisher schon vorhandenen Teilnehmerdaten in der Planungseinheit zunächst gelöscht.
  • den aktualisierenden Import: Dabei werden keine schon vorhandenen Teilnehmerdaten in der Planungseinheit gelöscht, sondern diese höchstens aktualisiert.

Neu zu importierende Teilnehmerdatensätze werden in beiden Fällen in StarPlan in der entspr. Planungseinheit ergänzt.

6. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Import durchgeführt.

Import der Zuordnung von Teilnehmern zu Prüfungen (Wizard 2)

Der Wizard soll im „zweiten Schritt“ verwendet werden, um die Zuordnung von Teilnehmerdaten zu Prüfungsbuchungen in einer entspr. Planungseinheit herzustellen. Nach dem Import erscheinen Teilnehmer als zugeordnet zur entspr. Prüfungsbuchung im Reiter „Teilnehmer“ – genauer bei den Details einer Buchung vom Typ Prüfung der entspr. Planungseinheit. Dieser Wizard ist in den Punkten 1 bis 6 analog aufgebaut wie Wizard 1. Es werden im Folgenden nur die Unterschiede beschrieben:

Bzgl. Punkt 1: Aufruf des Wizards „Teilnahmen aus Datei importieren…“ über Menüpunkt „Extras“

Bzgl. Punkt 3: Die CSV-Datei enthält Textzeilen mit den Werten Matrikelnummer und der ID einer Lehrveranstaltung in HIS bzw. dem Kürzel aus der Prüfungsordnung (im folgenden LID genannt) in dieser Reihenfolge, sonst nichts. Keiner der Werte muss in der Datei selbst eindeutig sein. Über eine LID aus der CSV-Datei muss jedoch eine Lehrveranstaltung in StarPlan entsprechend deren Feldwert „ID in HIS“ bzw. dem Kürzel aus der Prüfungsordnung eindeutig zuordenbar sein (siehe hierzu Lehrveranstaltungsdetails im Reiter „Lehrveranstaltungen“ des Planer-Clients).

Bzgl. Punkt 4: Der Wizard gibt auch Hinweise zu folgenden möglichen Fehlern in der CSV-Datei:

  • Es tauchen Matrikelnummern auf, denen in StarPlan keine Teilnehmer zuordenbar sind (weil nicht per Matrikelnummer in der entsprechende Planungseinheit gegeben).
  • Es tauchen LIDs auf, denen keine Lehrveranstaltungen in StarPlan zuordenbar sind.
  • Es tauchen LIDs auf, für die in der Planungseinheit keine Prüfungsbuchungen vorhanden sind, die sich auf die entsprechende Lehrveranstaltung beziehen (siehe Punkt 6 unten).

Entsprechende Fehler werden in einem Reporttext angezeigt, den sich der Anwender mit „Cut / Copy / Paste“ „herauskopieren“ kann. Auch im Falle solcher Fehler darf der Benutzer den Import fortsetzen. Entsprechend fehlerhafte Textzeilen der CSV-Datei werden dann für den Import ignoriert.

Bzgl. Punkt 6: Ein Teilnehmer wird einer entsprechenden Buchung B vom Typ Prüfung aus der entsprechenden Planungseinheit genau dann zugeordnet, wenn eine entsprechende Textzeile in der CSV-Datei, wie oben beschrieben, vorkommt und der Buchung B die Lehrveranstaltung mit der jeweiligen LID in StarPlan zugeordnet ist.