Einführung

Ab dem Release 2.0.5 unterstützt StarPlan das Feature „Informiert bleiben“: Hochschulangehörige können sich damit automatisch per Mail über Änderungen ihres Stundenplans informieren lassen. So erfährt man z.B., ob eine Vorlesung kurzfristig ausfällt, auch wenn man nicht gerade in den entsprechenden tagesaktuellen Stundenplan bei StarPlan hineingeschaut hat.

Wichtig: Voraussetzung ist, dass Ihre Hochschule dieses Feature zugekauft hat und die dazu notwendige Integration zwischen StarPlan und dem Mail-System der Hochschule sowie mit dem Benutzerverzeichnis-System der Hochschule erfolgt ist. (Ein entsprechendes Kleinprojekt kann die Progotec gerne in Kooperation mit der jeweiligen Hochschule durchführen.)

Registrieren für Änderungs-Mails

Um Hochschulangehörige entsprechend informieren zu können, generiert StarPlan automatische Mails für die Anwender. Dazu muss sich die Anwenderin / der Anwender über den Knopf „Informiert bleiben…“ in der Web-Ansicht von StarPlan für einen entsprechenden Stundenplan registrieren.

Die Registrierung kann erfolgen für Stundenpläne von

• Kurse und Gruppen, die über den Reiter „Stundenpläne“ auswählbar sind,
• konfigurierte Stundenpläne, die über den Reiter „Plan konfigurieren“ in der Web-Ansicht erstellt werden können und
• persönliche Stundenpläne von Dozenten. Letztere sind nach Anmeldung für Anwender in der Rolle Dozent über den Reiter „Stundenpläne“ und dort den Knopf „Mein Plan“ erreichbar.

Man kann sich für höchstens einen Stundenplan registrieren, und man muss sich dazu mit seinem Hochschul-Account anmelden. Die Mail-Adresse, an die die Änderungen geschickt werden, ist dann über den Hochschul-Account bereits vorgegeben (normalerweise also Ihre Hochschul-Mail-Adresse).

Wie in der Web-Ansicht sonst auch, unterstützt StarPlan Englisch und Deutsch für Änderungsmails. Entsprechende Mails werden für Sie in der Sprache generiert, die Sie in der Web-Ansicht beim Registrieren, also beim Klicken von „Informiert bleiben…“, eingestellt hatten.

Wichtig: Das Feature bzw. der Knopf „Informiert bleiben…“ ist nur in der mobilen Web-Ansicht von StarPlan erreichbar. Falls Sie auch dort an den entsprechenden Stellen den Knopf nicht vorfinden, dann liegt dies normalerweise daran, dass Ihre Hochschule das Feature nicht freigegeben hat bzw. (noch) nicht unterstützt.

Unter welchen Bedingungen Mails verschickt werden

Wenn eine Planerin / ein Planer in StarPlan einen Termin verändert, der zu dem Stundenplan gehört, für den Sie sich registriert haben und wenn der Termin in der nahen Zukunft liegt, erhalten Sie über diese Änderung alsbald eine entsprechende Mail.

Standardmäßig berücksichtigt StarPlan dabei Änderungen, die bis zu 14 Tagen in der Zukunft liegen. An Ihrer Hochschule kann es hierfür jedoch eventuell eine andere Einstellung geben.

Wie die Inhalte der Änderungs-Mails berechnet werden

Um die Anwender bei vielen Änderungen nicht mit jeweils einzelnen Mails pro Änderung zu „überschütten“, fasst StarPlan automatisch mehrere Änderungen, die den jeweiligen Stundenplan betreffen, in einer einzigen Mail zusammen. Dazu wartet StarPlan bei Änderungen, die gerade verbucht wurden, zunächst einige Minuten ab (standardmäßig sind es 5 Minuten), um zu sehen, ob sich weitere Änderungen ergeben, die Ihren Stundenplan betreffen könnten. Erst wenn für die vorgegebene Dauer keine Planänderungen mehr aufgelaufen sind, berechnet StarPlan die Inhalte für eine entsprechende Mail.

Für eine Änderungs-Mail bestimmt StarPlan jeweils, was sich aus einem Satz von aufgelaufenen Änderungen für Ihren Stundenplan insgesamt ergibt und informiert Sie nur über dieses Gesamtergebnis. Wenn zum Beispiel eine Planerin / ein Planer einen Termin innerhalb kurzer Zeit löscht und dann einen praktisch gleichartigen Veranstaltungstermin wieder anlegt, dann hat sich an Ihrem Stundenplan effektiv nichts geändert. Sie erhalten diesbzgl. dann auch keine Änderungs-Mail.

Das Bestimmen und Zusammenfassen von Änderungen und das Versenden von entsprechenden Mails läuft in regelmäßigen Zeitabständen ab – standardmäßig sind dies 20 Minuten. Solange kann es also (abgesehen vom oben beschriebenen Abwarten) dauern, bis Sie von einer Änderung erfahren, die eine Planerin / ein Planer bzgl. Ihres Stundenplans zuvor durchgeführt hat.

Natürlich kann Sie StarPlan nur dann informieren, wenn Änderungen von Veranstaltungen überhaupt im System verbucht wurden. Fällt zum Beispiel eine Vorlesung kurzfristig aus, aber kein Planer / keine Planerin entfernt den entspr. Termin im System, dann ist StarPlan machtlos…

Änderungs-Mails abbestellen

Am Ende jeder Änderungsmail finden Sie einen Link als URL, mit der Sie weitere Änderungs-Mails für den jeweiligen Stundenplan direkt abbestellen können. Davon abgesehen sind die Registrierungen für Stundenpläne aber auch nur für ein Semester gültig. Sobald ein Semester vorbei ist, erhalten Sie also für einen Stundenplan, der sich auf dieses Semester bezieht, auch keine Änderungs-Mails mehr.